Savoir gérer ses archives

Professions libérales, administrations, entreprises, vos archives doivent être conservées d’une manière ou d’une autre. Mais dans quelles conditions? Les raisons pour conserver ses archives sont évidentes: outre les impératifs de bonne gestion pour votre cabinet ou votre entreprise, vous devez respecter une obligation légale de conservation pendant plusieurs années, voir des décennies. C’est un enjeu important quelles que soient la forme et la taille de votre structure. Comment s’y préparer? Quelles sont les solutions pour vous?

L’enjeu des archives physiques et numériques

Vous êtes médecin à la retraite et avez plus de 50 000 dossiers de patients? Votre entreprise est heureuse d’avoir un carnet de clients imposant. Votre gestion des archives peut poser les problèmes suivants:

Vos Archives physiques:

• Elles se trouvent dans un meuble qui est sur le point de s’écrouler.

• Elles prennent la poussière et l’humidité dans un local peu adapté.

• Elles sont exposées à la lumière.

• Les noms des clients/patients s'effacent avec le temps.

• Le classement alphabétique laisse à désirer.

• Vous et vos collaborateurs perdent de plus en plus de temps à retrouver un dossier

Vos Archives numériques:

• Votre réseau informatique est à bout de souffle, vos disques durs sont lents

• L’entretien de votre infrastructure informatique devient de plus en plus coûteux.

• Les normes de mise en conformité s’étendent.

Si vous vous reconnaissez dans ces hypothèses alors il est temps de repenser votre archivage. Deux solutions s’offrent à vous: archiver dans un site à part et/ou numériser. Mais d’abord il faut identifier les menaces pesant sur vos archives.

Vos archives ne sont pas seulement menacées par l’eau et le feu

Outre le risque de moisissures lié à l’humidité et les incendies provoqués par un réseau électrique défectueux, vos archives sont soumises à d’autres forces. Avec le temps vos archives peuvent se dégrader par la détérioration du papier qui finit par jaunir. 

Des micro-organismes dans l’air favorisés par l’humidité ambiante peuvent s’y attaquer. 

La pollution atmosphérique. 

L’encre peut également poser problème en s’étiolant si elle est trop au contact de l’eau.

Les ultra-violets de la lumière solaire.

Vous voulez stocker vous même vos archives

Pour éviter des dégâts il convient de placer vos archives papier dans un local sec avec une porte constamment fermée pour éviter les courants d’air et l’introduction de poussière. La température ambiante devrait toujours être de 20 degrés et le taux d’humidité entre 50% et 60%, le tout couvert par une détection incendie et un extincteur dans la salle. 

Vos archives devraient toujours être placées dans des boîtes en carton simple non ondulés (et non plastique!) car elles évitent la condensation et donc la détérioration progressive du papier et de l’encre.

Les cartons doivent être posés sur des étagères sans laisser d’espace entre eux afin d’éviter la stagnation éventuelle de corps étrangers inflammables.

Si de plus votre entreprise gère une activité sensible il est impératif de protéger l'accès de vos archives de toutes personnes étrangères non habilitées à les consulter. La fermeture systématique de la porte est le minimum, sinon vous pouvez vous même investir dans des alarmes et caméras.

Confier vos archives à un self-stockeur

STOCK AVENUE vous recommande de déposer vos archives chez un stockeur professionnel. Il est toujours préférable d’avoir vos archives dans un local dédié bien distinct de vos bureaux, surtout lorsque vous ne disposez pas d’un endroit sécurisé. Plusieurs enseignes communiquent sur la conservation des archives: les box sont propres, sec, et possèdent des étagères prêtes à l’emploi. Vous y trouverez aussi des cartons adaptés.

Enlèvement, inventaire, classement, numérisation et destruction de vos archives

Pour aller plus loin vous pouvez vous tourner vers une gamme de stockeurs particuliers qui offre des services plus réactifs. Plusieurs enseignes proposent de venir chercher vos archives et les placer dans des hangars sécurisés selon des normes réglementaires contrôlées fréquemment. Les archives reçoivent des codes-barres qui sont ensuite intégrés dans le système informatique de la société, librement consultable par vous et vos collaborateurs via un outil de gestion informatique. Si vous avez besoin d’un fichier en particulier la société peut vous le livrer en quelques heures chez vous.

Les archives ont souvent une durée légale de conservation qui peut aller jusqu’à plusieurs décennies pour les médecins, notaires… La destruction des archives par ce type de société garantit un suivi de protocole précis avec remise d’un document certifiant de la disparition ferme et définitive de vos dossiers. Cette destruction peut avoir lieu chez vous avec intervention de broyeuses, ou dans les locaux de la société.

Enfin il est toujours possible de passer vos archives à la numérisation informatique selon la dernière norme NF Z42-026. Là aussi cela passe par des professionnels chargés de numériser vos archives physiques puis de les stocker dans des serveurs dédiés. Pour les données sensibles les coffres-forts électroniques garantissent l’authenticité initiale de vos documents. STOCK AVENUE identifie pour vous les prestataires qui se charge de la numérisation et destruction de vos archives.

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